Ochrana osobních údajů

Správcem osobních údajů je Veritas Safety, se sídlem Ostrava (dále jen „správce“ nebo „my“). Pod obchodní značkou Veritas Safety poskytujeme služby v oblasti bezpečnosti a ochrany zdraví při práci (BOZP), požární ochrany (PO) a bezpečnosti a provozujeme tento web veritassafety.cz.

Tyto zásady popisují, jak zpracováváme osobní údaje v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679, obecným nařízením o ochraně osobních údajů (dále jen „GDPR“), a se zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů.

Ve věcech ochrany osobních údajů nás kontaktujte e-mailem na info@veritassafety.cz nebo telefonicky na čísle +420 775 704 540. Pověřence pro ochranu osobních údajů jsme nejmenovali, protože nám tato povinnost s ohledem na povahu a rozsah zpracování podle čl. 37 GDPR nevzniká.

Zpracováváme jen údaje, které nám sami poskytnete, a technické údaje nezbytné pro provoz webu:

• Poptávkový formulář – jméno a příjmení, e-mailovou adresu a text zprávy (povinné údaje), dále název firmy, telefonní číslo a poptávanou službu, pokud je vyplníte. Spolu s poptávkou evidujeme datum a čas jejího odeslání.
• Komunikace e-mailem nebo telefonicky – vaše kontaktní údaje a obsah komunikace.
• Smluvní vztah – stanete-li se naším klientem, také identifikační a kontaktní údaje osob, které za klienta jednají, a údaje potřebné k plnění smlouvy a fakturaci.
• Technické údaje – při návštěvě webu zpracovává náš poskytovatel hostingu v záznamech serveru IP adresu, datum a čas požadavku, požadovanou adresu a typ prohlížeče. Tyto údaje nepoužíváme k vaší identifikaci ani ke sledování vašeho chování.

Web nepoužívá analytické ani reklamní nástroje. Do formuláře prosím nevkládejte zvláštní kategorie osobních údajů (například údaje o zdravotním stavu zaměstnanců). Pokud je budeme pro přípravu nabídky potřebovat, domluvíme se s vámi na bezpečném způsobu jejich předání.

• Vyřízení poptávky, příprava nabídky a jednání o smlouvě – zpracování je nezbytné pro provedení opatření před uzavřením smlouvy na vaši žádost (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR). Jednáte-li jménem firmy nebo jiné organizace, zpracováváme vaše údaje na základě našeho oprávněného zájmu na komunikaci se zástupcem budoucího klienta (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR).
• Odpovědi na dotazy a navazující komunikace – náš oprávněný zájem odpovědět na to, na co se ptáte (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR).
• Plnění smlouvy s klientem – čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR; u kontaktních osob klientů, kteří jsou právnickými osobami, náš oprávněný zájem na řádném plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR).
• Plnění zákonných povinností – zejména vedení účetnictví a plnění daňových povinností (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR).
• Zabezpečení webu a ochrana našich práv – ochrana formuláře před spamem a útoky, bezpečný provoz webu a případné uplatnění nebo obhajoba právních nároků (náš oprávněný zájem, čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR).

Povinné údaje ve formuláři potřebujeme, abychom vám mohli odpovědět; bez nich poptávku vyřídit nemůžeme. Zaškrtnutím políčka ve formuláři potvrzujete, že nám údaje poskytujete za účelem vyřízení poptávky. Údaje z poptávek nepoužíváme k zasílání obchodních sdělení, neprodáváme je a nepředáváme je třetím osobám pro jejich marketingové účely.

• Poptávky a související komunikace, ze kterých nevznikne smluvní vztah – nejdéle 2 roky od posledního kontaktu, poté je vymažeme.
• Údaje potřebné k plnění smlouvy – po dobu trvání smlouvy a poté 4 roky od jejího skončení pro případné uplatnění nebo obhajobu právních nároků (obecná promlčecí lhůta podle občanského zákoníku činí 3 roky).
• Účetní a daňové doklady – po dobu stanovenou právními předpisy, zejména daňové doklady 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém bylo plnění uskutečněno (§ 35 zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty), a ostatní účetní záznamy 5 let od konce účetního období, ke kterému se vztahují (§ 31 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví).
• Technické záznamy serveru – krátkodobě, nejdéle 30 dní, pokud je nepotřebujeme k prošetření konkrétního bezpečnostního incidentu.

K osobním údajům mají přístup pouze osoby, které u nás vyřizují poptávky a zakázky. Pro provoz webu a zpracování poptávek využíváme tyto zpracovatele, kteří smějí údaje zpracovávat jen podle našich pokynů a jsou smluvně zavázáni k jejich ochraně:

• Vercel Inc. (USA) – hosting webu; serverová část webu běží v datovém centru ve Frankfurtu nad Mohanem (Německo),
• Supabase Inc. (USA) – databáze, ve které ukládáme přijaté poptávky; data jsou uložena v datovém centru ve Frankfurtu nad Mohanem (Německo),
• poskytovatel služby pro rozesílání e-mailů (Mailgun, EU region, případně Resend) – doručení poptávky do naší e-mailové schránky,
• poskytovatel naší e-mailové schránky – příjem poptávek a vedení navazující e-mailové komunikace.

Databázi i serverovou část webu provozujeme v datových centrech v Evropské unii. Společnosti Vercel, Supabase, Mailgun a Resend však mají sídlo v USA, a proto nelze vyloučit přístup k údajům z USA (například při zajišťování provozu nebo technické podpory). K takovému předání dochází pouze se zárukami podle kapitoly V GDPR – na základě rozhodnutí Evropské komise o odpovídající úrovni ochrany (EU–US Data Privacy Framework) u certifikovaných společností, jinak na základě standardních smluvních doložek schválených Evropskou komisí.

V nezbytném rozsahu můžeme údaje poskytnout také orgánům veřejné moci, pokud nám to ukládá právní předpis. Jiným osobám údaje nepředáváme.

Přijímáme přiměřená technická a organizační opatření, aby byly vaše údaje chráněny před neoprávněným přístupem, změnou, ztrátou nebo zneužitím. Web komunikuje výhradně šifrovaně (HTTPS), přístup k uloženým poptávkám je technicky omezen jen na oprávněné osoby a formulář je chráněn proti automatickému odesílání. Naši zpracovatelé jsou vázáni povinností mlčenlivosti a zabezpečení údajů.

V souvislosti se zpracováním svých osobních údajů máte podle GDPR tato práva:

• právo na přístup – získat potvrzení, zda vaše údaje zpracováváme, informace o zpracování a kopii údajů (čl. 15 GDPR),
• právo na opravu nepřesných a doplnění neúplných údajů (čl. 16 GDPR),
• právo na výmaz, pokud údaje již nepotřebujeme nebo je zpracováváme neoprávněně (čl. 17 GDPR),
• právo na omezení zpracování, například po dobu ověřování přesnosti údajů (čl. 18 GDPR),
• právo na přenositelnost údajů, které jste nám poskytli a které zpracováváme automatizovaně na základě smlouvy nebo jednání o ní (čl. 20 GDPR),
• právo vznést námitku proti zpracování založenému na našem oprávněném zájmu (čl. 21 GDPR); údaje pak dále nezpracováváme, pokud neprokážeme závažné oprávněné důvody pro zpracování,
• právo nebýt předmětem automatizovaného rozhodování včetně profilování (čl. 22 GDPR) – k takovému rozhodování u nás nedochází.

O opravě, výmazu nebo omezení zpracování informujeme i příjemce, kterým jsme údaje zpřístupnili (čl. 19 GDPR). Žádost nám pošlete na info@veritassafety.cz. Vyřídíme ji bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce od doručení; s ohledem na složitost a počet žádostí lze tuto lhůtu výjimečně prodloužit o další dva měsíce, o čemž vás budeme informovat (čl. 12 odst. 3 GDPR). Uplatnění práv je bezplatné. Máme-li pochybnosti o vaší totožnosti, můžeme vás požádat o její ověření.

Máte také právo podat stížnost u dozorového úřadu (čl. 77 GDPR), kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.gov.cz.

Při vyřizování poptávek nedochází k automatizovanému rozhodování ani k profilování.

Při běžné návštěvě tohoto webu neukládáme do vašeho prohlížeče žádné cookies. Podrobnosti najdete na stránce Cookies.

Zpracování osobních údajů na e-learningové platformě – údajů firemních zákazníků a zaměstnanců, kteří absolvují školení – se řídí samostatnými zásadami, které najdete na stránce ochrany osobních údajů e-learningu.

Zásady můžeme aktualizovat, zejména při změně zpracovatelů, rozsahu služeb nebo právních předpisů. Aktuální znění je vždy zveřejněno na této stránce spolu s datem jeho účinnosti.